Afdelingshoofd Managementondersteuning
Functieomschrijving
Het MT Bestuursadvisering van BZK is op zoek naar een nieuwe collega. Voor de functie van Afdelingshoofd Managementondersteuning zoeken wij een mensgerichte leider die zich inzet om zowel medewerkers als bestuurders zo optimaal mogelijk te kunnen laten functioneren. Je bent een besluitvaardige manager, die samen met het MT werkt aan het toekomstbestendig maken van de directie en het adaptief kunnen functioneren van de directie in wisselende omstandigheden.
Als afdelingshoofd ben je direct verantwoordelijk voor alle managementondersteuning aan zowel de bewindspersonen als de topambtenaren van het kerndepartement BZK. Je stelt deze ondersteuners in staat om hun werk goed te kunnen doen. Je zorgt dat kwaliteiten optimaal worden benut, dat de samenwerking wordt gezocht, dat de processen goed verlopen en continue verbetering mogelijk is. Je bent een sterke gesprekspartner voor de bestuurders voor wie deze ondersteuning werkt en bent je bewust van de context waarin deze bestuurders werken. Je hebt oog voor de dynamiek tussen bestuurder en ondersteuner en kunt goed inschatten welke vorm van ondersteuning in verschillende situaties nodig is door kwaliteiten, ervaring en persoonlijkheid van medewerkers te verbinden aan de behoeften en werkwijze van de bestuurder. Daarbij houd je oog voor zowel de belangen van de medewerker als die van de bestuurder en de organisatie.
Je draagt ook de verantwoordelijkheid voor de bredere ondersteuning, zoals de kamerbewaarders en de ondersteuning op de parlementaire processen. Je stelt hen in staat dienstverlenend te zijn en zorgvuldig te kunnen werken. Je hebt oog voor het werkgeluk en de professionele ontwikkeling van alle medewerkers van de afdeling. Je zorgt dat de werkdruk beheersbaar en de werksfeer goed blijft. Je bent tegelijkertijd in staat heldere grenzen aan te geven, duidelijk te zijn in de verwachtingen en open en transparant te communiceren, zonder daarbij het vertrouwelijke karakter uit het oog te verliezen. Je bent zowel voor medewerkers als bestuurders zichtbaar en benaderbaar.
Als afdelingshoofd Managementondersteuning heb je te maken met veel verschillende stakeholders. Dit volgt uit de systemen die wij gebruiken voor onze kernprocessen, maar betreft ook de partners die verantwoordelijk zijn voor de logistieke, restauratieve en beveiligingsaspecten van de bestuurders. Namens het MT draag jij zorg voor deze relaties.
Het afdelingshoofd is momenteel ook verantwoordelijk voor een efficiënt en effectief proces van de (digitale) stukkenstroom naar bewindspersonen en het digitale registratiesysteem voor parlementaire zaken. Het is aan jou om dit proces met jouw team optimaal te laten verlopen en deze processen toekomstbestendig te maken.
In het MT draag jij op collegiale wijze bij aan het sturen van de directie. Je bent in staat op MT niveau na te denken over de afwegingen in de prioriteiten, het zorgdragen voor de positie van de medewerkers en het toekomstbestendig maken van de directie. Denk hierbij aan de inzet van technologie maar ook het inspelen op de wisselingen van bestuurders. Je bent in staat over het belang van de eigen afdeling en directie heen te kijken en zicht te houden op jouw acties in relatie tot de doelstellingen van de organisatie.
De directie is in de afgelopen jaren gegroeid waardoor een andere inrichting noodzakelijk wordt. In de komende periode zal het MT werken aan het toekomstbestendig maken van de directie. Dit kan verschuivingen in het takenpakket met zich mee brengen. De kern van de afdeling - namelijk het aansturen van de managementondersteuning en kamerbewaarders - zal daarbij in ieder geval behouden blijven.
Functie-eisen
- Ervaring met aansturing van secretariaten in een managementrol vereist, binnen departementale context pré;
- Affiniteit met bedrijfsvoering een pré;
- Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden
- Samenwerkingsgericht
- Oplossingsgericht
- Organisatiesensitief en hoge mate van discretie
- Stijlflexibiliteit
- Zelfstandig opererend; gezien het karakter van het werk is zichtbare aanwezigheid op kantoor van belang
Bijzonderheden
- Bereid zijn mee te denken over nieuwe structuur met eventueel deels andere ophanging van medewerkers
- Veilgheidsonderzoek A is onderdeel van de procedure
- Een assessment kan onderdeel zijn van de procedure.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie BA, een stafdirectie in het hart van het ministerie, adviseert en ondersteunt de bewindspersonen, secretaris-generaal en directeuren-generaal van BZK. Door de benutting van de kracht van het hele departement zorgt BA er – in samenwerking met andere directies - voor dat de politieke en ambtelijke leiding hun taken optimaal kunnen uitvoeren en hun verantwoordelijkheden kunnen waarmaken. Dit doet zij o.a. door politieke en bestuurlijke advisering, regie op de stukkenstroom en andere processen, coördinatie van de Ministerraad, onderraden en het verkeer met de Eerste en Tweede Kamer en managementondersteuning van de politieke en ambtelijke leiding.
De afdeling Managementondersteuning bestaat uit circa 25-30 fte en ondersteunt de ambtelijke en politieke leiding van BZK. De belangrijkste taken die de medewerkers van deze afdeling uitvoeren, zijn:
- managementondersteuning ambtelijke en politieke leiding en directie;
- protocollaire ondersteuning ambtelijke en politieke leiding;
- faciliteren van logistieke en restauratieve voorzieningen van bewindspersonen;.
- coördinatie en monitoring parlementaire stukkenstroom;
- voorbereiding stukken ministerraad en onderraden.
Dit bieden we nog meer
